Les clés pour un management à distance réussi

D’un management vertical connu de tous, nous sommes passés à l’ère du distanciel avec pour fondement, la culture du résultat, la confiance et l’autonomie. Sans retour arrière possible. La crise favorise de manière considérable l’incertitude. Celle-ci engendre des réactions différentes d’un salarié à l’autre : stress, angoisse, inquiétude impactant de manière globale la santé. Mais l’incertitude peut aussi favoriser la stimulation et la créativité. Le rôle des managers et leur positionnement est donc très important. 

Les adhérents de l’ANDRH considèrent à 84 % que l’accompagnement du management est une priorité cette année. La fonction RH doit pouvoir anticiper les problèmes et proposer des solutions adaptées et innovantes afin de répondre aux différentes situations auxquelles les managers sont exposés et de permettre à fortiori une meilleure gestion et développement des équipes.

Ce focus sur le management à distance est d’autant plus important que 73% des répondants de cette même enquête « Construisons demain » ont répondu que le développement et la consolidation du télétravail est une priorité des RH pour 2021. Nous vous proposons à travers cet article des clés pour un management à distance réussi.

À lire aussi le « Kit télétravail – Pérenniser son télétravail » - ANDRH
À écouter aussi « Position du manager dans un contexte d'incertitude - EP 2 » - ANDRH x Eléas

Le numérique est votre allié

La crise a permis un gain d’au moins deux ans sur la maturité digitale dans les organisations. Néanmoins, Il faut savoir choisir l’outil adapté et l’utiliser de la meilleure façon. Il existe une multitude d’outils collaboratifs, de visioconférence, de brainstorming ou de planification. 

L’essentiel est de les utiliser à bon escient surtout quand on sait que d’après la dernière cartographie des compétences de France Stratégie, 82% des salariés utilisent des outils numériques dans leur fonction.

Quelques points d'attention :

• Définissez des règles et des bonnes pratiques numériques.
• Evitez l’enchainement des réunions.
• Ne dépassez pas 45 minutes pour une réunion.
• Etablissez un ordre du jour clair et précis des sujets à aborder.
• Laissez un battement de 15 minutes entre les réunions à distance.

Favorisez le lien social et le sentiment d’appartenance

L’incertitude favorise les risques psychosociaux. Le rôle du manager est donc de favoriser des temps d’échange privilégiés et de devenir lui-même une ressource en étant à l’écoute et en proposant son aide. Planifiez et donnez des objectifs concrets tout en partant du postulat que durant une situation exceptionnelle les pratiques sont plus flexibles. 

Le manager doit réajuster les objectifs sur le court-terme. En effet, il n’est pas nécessaire de contrôler les tâches réalisées mais il est plus productif de réfléchir à atteindre des objectifs, tout en définissant des échéances et juger sur la finalité du projet par exemple.

• Créez une organisation la plus simple et fluide possible tout en allant à l’essentiel (la complexité peut générer du stress et être mal comprise).
• Fixez des objectifs individuels et collectifs clairs et atteignables au regard des priorités identifiées et du contexte.
• Définissez, avec vos collaborateurs, des livrables journaliers ou hebdomadaires.

En étant flexible et en vous adaptant à chaque profil qui est diffèrent vous permettrez à vos équipes de se sentir en confiance et vous maintiendrez ainsi l’engagement de vos collaborateurs.

Communiquez régulièrement et avec sérénité

Dans le cadre du travail à distance, en tant que manager vous devez être à l’écoute de votre équipe. Il est important que vous soyez disponible afin de répondre en temps réel aux questions de vos collaborateurs. Encouragez-les à échanger et définissez collectivement les modalités de communication. Un flux d’information important peut-être stressant pour vos équipes, il est donc important de soigner votre communication globale.

• Établissez la fréquence et la nature des échanges avec vos équipes. Par exemple la réunion d’équipe du lundi permet de s’accorder. L’ensemble des collaborateurs doit pouvoir prendre la parole et exposer ses réussites et priorités pour la semaine à venir.
• Communiquez calmement, clairement les informations à l’ensemble de l’équipe.
• Soyez transparent sur votre message et adaptez-le à votre interlocuteur.
• L’entretien individuel, ou le « one to one » de 30 minutes tous les quinze jours permet au manager d’échanger avec chaque collaborateur sur des sujets non opérationnels.

Il est du ressort du manager de garder le contact avec ses équipes et de maintenir une bonne relation tout en respectant bien évidemment l’équilibre vie pro/perso des collaborateurs et cela passe aussi par une communication adaptée et proche des individus.

Usez d'un leadership optimiste et tourné vers l’avenir

Pour investir dans vos collaborateurs, utilisez cette situation exceptionnelle en leur proposant par exemple de se former afin de monter en compétence. Sollicitez l’avis de toute votre équipe car l’expérience vécue est différente d’un individu à un autre. Toutes les réflexions sont bonnes à prendre.

• Confortez les compétences de vos collaborateurs et encouragez la formation en leurs donnant du temps pour effectuer de la veille et de la formation (MOOC, e-learning..)
• Usez d’un optimisme raisonné sur la situation.
• Regardez attentivement les impacts positifs ou négatifs du contexte.
• Organisez le retour d’expérience pour progresser et mieux anticiper pour les prochaines crises et dégagez des enseignements de l’expérience vécue.

Gardienne des règles et des bonnes pratiques, la fonction RH a toutes les compétences pour jouer un rôle de management de proximité et pour coacher les managers dans la gestion et le développement de leurs équipes en monitorant le moral des troupes, en s’adaptant et en usant de l’agilité nécessaire.