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Article paru dans le numéro de janvier-février 2022 du magazine de l'ANDRH
Les économies générées lors de ces négociations oscillent entre 25 et 50 % du coût annuel, avec des retours sur investissement très rapides (1 à 3 ans) selon les localisations. Cette démarche intervient le plus souvent à l’approche d’une échéance de bail.
La possibilité de se réengager sur une durée ferme complémentaire suffit à déclencher une renégociation et obtenir des mesures d’accompagnement de la part des propriétaires.
"Optimiser sa surface est le paramètre le plus influent dans l’équation économique."
En 2021, 74% des entreprises interrogées envisageaient à court ou moyen terme une optimisation de leurs surfaces. 15% l’ont déjà fait durant les 2 dernières années*.
Optimiser sa surface est le paramètre le plus influent dans l’équation économique. On peut difficilement négocier la réduction d’un tiers de son loyer, mais nous observons quotidiennement des entreprises réduire d’un tiers leur surface.
En effet, les taux de télétravail aujourd’hui pratiqués (entre 2 et 3 jours par semaine) permettent la mise en place de flex-office et donc la rationalisation de l’espace.
"Le flex-office est aussi le moyen de repenser l’adéquation entre ses aménagements et les modes de travail de chacun."
Au-delà d’empêcher l’effet « bureaux vides », le flex-office permet d’optimiser la surface dédiée aux postes de travail au profit d’espaces collectifs. Autrement dit, les tâches individuelles ou nécessitant de la concentration sont désormais majoritairement effectuées en télétravail, et les salariés viennent au bureau pour retrouver leurs collègues, travailler ensemble ou tenir des réunions.
Notons que le flex-office est aussi le moyen de repenser l’adéquation entre ses aménagements et les modes de travail de chacun. C’est l’occasion de repenser l’organisation des métiers et des lieux et d’accompagner la transformation des modes de travail.
Les marchés immobiliers ont eux aussi été bousculés par la crise sanitaire. Les secteurs tendus qui connaissaient une ascension vertigineuse des loyers ont vus leurs valeurs se stabiliser ou légèrement baisser.
Tandis que les secteurs déjà atones avant la crise ont vu leurs valeurs locatives baisser et les mesures d’accompagnement (franchise de loyer, participation financière aux travaux) s’envoler, parfois jusqu’à 3 à 4 mois de franchise de loyer par année ferme.
"Ces renégociations sont aussi l’opportunité d’améliorer les clauses juridiques coûteuses et surtout d’augmenter la flexibilité du bail."
Le contexte instable a permis à de nombreux locataires de ramener leurs loyers à la valeur de marché et de profiter, en plus, de mesures d’accompagnement conséquentes. Ces dernières leur permettent de financer les travaux de réaménagement, mais aussi tous les coûts associés à la mise en place de flex-office (conduite du changement, équipement digital, mobilier informel, …).
In fine, les loyers économiques -intégrant les franchises de loyer- ont été renégociés entre -25 et -40%, en contrepartie d’un réengagement sur une durée complémentaire.
Ces renégociations sont aussi l’opportunité d’améliorer les clauses juridiques coûteuses (remise en état, répartition des charges et des travaux, …) et surtout d’augmenter la flexibilité du bail :
Optimiser vos surfaces et renégocier vos contrats immobiliers
Quand se lancer ?
La réflexion sur les surfaces :
La renégociation de son loyer :
*source baromètre Parella 2021
La Skills-Based Organization, révolution des emplois par les compétences