Comment renégocier ses contrats immobiliers et optimiser ses surfaces ?

Article paru dans le numéro de janvier-février 2022 du magazine de l'ANDRH

Les économies générées lors de ces négociations oscillent entre 25 et 50 % du coût annuel, avec des retours sur investissement très rapides (1 à 3 ans) selon les localisations. Cette démarche  intervient le plus souvent à l’approche d’une échéance de bail. 

La possibilité de se réengager sur une durée ferme complémentaire suffit à déclencher une renégociation et obtenir des mesures d’accompagnement de la part des propriétaires.

"Optimiser sa surface est le paramètre le plus influent dans l’équation économique." 

Optimiser sa surface

En 2021, 74% des entreprises interrogées envisageaient à court ou moyen terme une optimisation de leurs surfaces. 15% l’ont déjà fait durant les 2 dernières années*.

Optimiser sa surface est le paramètre le plus influent dans l’équation économique. On peut difficilement négocier la réduction d’un tiers de son loyer, mais nous observons quotidiennement des entreprises réduire d’un tiers leur surface. 

En effet, les taux de télétravail aujourd’hui pratiqués (entre 2 et 3 jours par semaine) permettent la mise en place de flex-office et donc la rationalisation de l’espace. 

"Le flex-office est aussi le moyen de repenser l’adéquation entre ses aménagements et les modes de travail de chacun." 

Au-delà d’empêcher l’effet « bureaux vides », le flex-office permet d’optimiser la surface dédiée aux postes de travail au profit d’espaces collectifs. Autrement dit, les tâches individuelles ou nécessitant de la concentration sont désormais majoritairement effectuées en télétravail, et les salariés viennent au bureau pour retrouver leurs collègues, travailler ensemble ou tenir des réunions.

Notons que le flex-office est aussi le moyen de repenser l’adéquation entre ses aménagements et les modes de travail de chacun. C’est l’occasion de repenser l’organisation des métiers et des lieux et d’accompagner la transformation des modes de travail.

Quel rôle pour les RH ?

• Participer activement à la phase de recueil des besoins (postes de travail, espaces de réunions, espaces supports, …) et à la définition des usages des équipes
• Anticiper les consultations des instances représentatives du personnel
• Faire partie du comité de pilotage du projet de réaménagement

Renégocier son loyer et obtenir des mesures d’accompagnement

Les marchés immobiliers ont eux aussi été bousculés par la crise sanitaire. Les secteurs tendus qui connaissaient une ascension vertigineuse des loyers ont vus leurs valeurs se stabiliser ou légèrement baisser. 

Tandis que les secteurs déjà atones avant la crise ont vu leurs valeurs locatives baisser et les mesures d’accompagnement (franchise de loyer, participation financière aux travaux) s’envoler, parfois jusqu’à 3 à 4 mois de franchise de loyer par année ferme.

"Ces renégociations sont aussi l’opportunité d’améliorer les clauses juridiques coûteuses et surtout d’augmenter la flexibilité du bail."

Le contexte instable a permis à de nombreux locataires de ramener leurs loyers à la valeur de marché et de profiter, en plus, de mesures d’accompagnement conséquentes. Ces dernières leur permettent de financer les travaux de réaménagement, mais aussi tous les coûts associés à la mise en place de flex-office (conduite du changement, équipement digital, mobilier informel, …).

In fine, les loyers économiques -intégrant les franchises de loyer- ont été renégociés entre -25 et -40%, en contrepartie d’un réengagement sur une durée complémentaire.

Vers plus de flexibilité dans vos contrats immobiliers

Ces renégociations sont aussi l’opportunité d’améliorer les clauses juridiques coûteuses (remise en état, répartition des charges et des travaux, …) et surtout d’augmenter la flexibilité du bail :

• Augmentation de la capacité de sous-location à des filiales ou à des sociétés tierces
• Négociation d’une possibilité de sortie (« breakoption ») contre une indemnité financière
• Négociation d’échéances complémentaires, en plus des échéances traditionnelles à 3, 6, 9 ans…
• Possibilités d’ajustement des surfaces en cours de bail (restitution d’un étage, …)

En bref : conseils pratiques

Optimiser vos surfaces et renégocier vos contrats immobiliers

Quand se lancer ? 

• Idéalement au moins 1 an avant l’échéance d’un bail. 
• A défaut impérativement avant la date du préavis associé à cette échéance (généralement 6 mois avant). 
• Le rétroplanning comprend le cadrage, la recherche/étude de sites alternatifs (pour disposer d’options B), la négociation puis la conception / réalisation des travaux de réaménagement

La réflexion sur les surfaces :

• Mener un comptage pour établir le degré de présence avec la mise en place du télétravail
• Co-construire avec les équipes sur la base des nouveaux usages liés à la transformation des modes de travail
• Etablir un budget travaux, intégrant une étude de faisabilité technique (cloisonnement, CVC, électricité, …)

La renégociation de son loyer :

• Analyser l’état technique et réaliser une étude de marché pour situer la valeur locative de son site
• Visiter des sites alternatifs pour se forger une opinion, générer de la concurrence et disposer d’un plan B
• Entrer suffisamment tôt en pourparlers pour disposer de leviers de négociations

*source baromètre Parella 2021

Pour aller plus loin 

• Découvrez l’article « Télétravail et indemnité d’occupation du domicile : des risques à éviter » (en accès libre) 
• Doc Webinar « Nouveaux services aux occupants, de retour au bureau » [adh.]
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